La solución definitiva para sincronizar el inventario entre tu tienda online y tu tienda física

Mucha de la gente que sigue este blog o que se ha «lanzado» a vender sus productos online, han empezado desde cero vendiendo directamente a través de internet, sin ni siquiera disponer antes de un negocio físico. Y la verdad, es que es algo cada vez más común y todo parece indicar que esta estrategia de negocio va a seguir creciendo.

Inversión inicial mucho menor, menos burocracia para arrancar el negocio y eliminación del problema de la localización para vender a un mercado infinitamente mayor.

Sin embargo, no todo el mundo empieza a vender online directamente. Existe otro gran grupo de gente que ha partido de una tienda física, un negocio offline tradicional y ha decidido dar el salto al ecommerce para crear otro canal de ventas que les ayude a hacer crecer su facturación y expandir su negocio.

Este grupo de gente encuentra en la venta online un segundo canal de venta para su negocio y que en muchas ocasiones incluso supera la facturación de la tienda física. Lo que ocurre en estos casos es que también se puede convertir en un gran dolor de cabeza cuando empiezan a crecer las ventas online y hay que sincronizar el inventario entre tienda física y tienda online.

De eso mismo es de lo que voy a hablarte hoy en este artículo.

Prepárate porque hay tema para rato y la solución que te voy a proponer te va a dejar de piedra 😉

La principal consecuencia de no tener un inventario sincronizado.

Imaginemos que solo te quedan en stock 3 unidades de uno de tus productos más vendidos.

Ese mismo día entra un cliente a tu tienda física y se lleva las 3 unidades que te quedaban de ese producto. Mientras lo estás atendiendo, recibes un email de notificación de nuevo pedido recibido en la tienda online. Y resulta que en el pedido de la tienda online también han incluido 2 unidades de ese producto tan maravilloso ¡sorpresa!

Si recuerdas bien, solo te quedaban 3 unidades y ya las has vendido. Ahora tienes que enviar un pedido con 2 unidades de ese mismo producto y ¡no las tienes!

Sin esperarlo, te encuentras en una situación super incómoda en la que no te quedará más remedio que contactar con el cliente del pedido online, pedirle disculpas y ofrecerle una solución rápida si no quieres perderlo y que además empiece a hacer mala publicidad de tu negocio.

Resultado; por culpa de no tener sincronizado el stock entre ambas tiendas, te encuentras con:

• Una situación incómoda en la que tienes que pedir disculpas al cliente.
• Has perdido tiempo haciendo llamadas y gestionando el pedido.
• Has transmitido una imagen de poca profesionalidad con la consecuente pérdida de confianza.
• Y algo mucho peor, muy probablemente hayas perdido a un futuro cliente.

Cómo controlar el stock entre tu tienda online y tu tienda física convirtiendo WooCommerce en un terminal de punto de venta.

Muchas gente ya sabrá qué es un terminal de punto de venta, pero para el que sea la primera vez que ve este término, no está de más explicarlo.

Un terminal de punto de venta es básicamente ese «programita» que hoy día verás en cualquier tienda física y con el que el dependiente o dependienta registra tu compra y te genera el ticket o la factura.

Y si, se puede usar WooCommerce como tienda online y a la vez como un terminal de punto de venta.

La forma de conseguir esto es obviamente con un plugin.

Existen ya varios plugins que te permiten hacerlo, pero yo voy a presentarte la solución que creo que es la más completa y con la que yo mismo trabajo en los proyectos de mis clientes, se trata del plugin WooCommerce Point Of Sale.

IMPORTANTE: Este plugin no permite hacer devoluciones directamente desde el terminal de punto de venta, sino que hay que hacerlas desde el panel de pedidos de WooCommerce.

A continuación te muestro un sencillo esquema de cómo esta solución sincroniza tu inventario entre ambos canales de venta; online y físico.

WooCommerce Point Of Sale es un plugin de pago que puedes encontrar en la web de CodeCanyon.

Por un único pago de 60$ 100$ tienes este plugin que te soluciona probablemente uno de los problemas más jodidos con los que se puede encontrar un negocio; la gestión controlada del inventario. Y además, por ese ridículo precio tienes incluidas actualizaciones de por vida.

Para que te hagas una idea de lo ridículo que es el precio, una solución a medida que sincronice el inventario de tu tienda física con el de tu tienda WooCommerce no creo que baje de los 3000€ (50 veces más). Es para pensárselo, ¿verdad?

¿Cómo funciona WooCommerce Point Of Sale?

WooCommerce Point Of Sale añade la funcionalidad de terminal de punto de venta a tu tienda WooCommerce y de esta forma te permite unificar el inventario de tienda física y tienda online.

Aunque se trata de un plugin con bastantes opciones de configuración, una vez entiendes el funcionamiento, es bastante sencillo trabajar con él.

Lo primero que debes entender es que para que el inventario esté sincronizado, a partir de ahora vas a tener que usar WooCommerce POS como caja registradora en el mostrador de tu tienda física. (Vas a necesitar una conexión a internet en tu local, obviamente).

De esa forma, cuando registres la compra de un cliente en la tienda física a través WooCommerce POS, automáticamente se actualizará el stock de productos de WooCommerce y además se añadirá esa venta al registro de pedidos y a los informes de WooCommerce (podrás ver aparte los informes de la tienda física).

Empezando a usar WooCommerce POS

Una vez has instalado y activado el plugin de WooCommerce POS, podrás ver que en el menú principal del panel de administración, se muestra un nuevo apartado llamado «Punto de venta«.

Lo primero que debes hacer para empezar a trabajar con WooCommerce como caja registradora es crear un perfil para tu tienda física.

PASO 1 – Crea un perfil para tu tienda física

Este paso no tiene mucha ciencia, de hecho, es muy parecido al formulario que se usa para registrar un nuevo usuario, solo que en este caso se piden los datos relacionados con tu local de venta.

Para crear el perfil de tu tienda solo tienes que entrar en «Punto de venta > Tiendas«, completar los campos con los datos y hacer clic en el botón «Añadir nueva Tienda» que verás al final del formulario.

PASO 2 – Crea una plantilla de recibo

Una vez creado el perfil de tu tienda, el siguiente paso es configurar una plantilla de recibo.

Las plantillas de recibo se usarán para imprimir los ticket de compra en tu tienda. Y puedes crear tantas plantillas como desees con diferentes formatos.

Mi consejo es que crees una plantilla de recibo básica, es decir:

• Logo
• Dirección del local y datos fiscales del negocio.
• Fecha y hora de la venta
• Resumen del pedido (nombre de los productos, unidades, precio, impuestos y total)

Para crear una plantilla de recibo entra en «Punto de venta > Tickets» y haz clic en «Nuevo«.

A continuación te mostrará una página con 2 secciones; a la izquierda se muestran los ajustes de configuración de tu nueva plantilla de recibo y a la derecha una previsualización con el resultado final del recibo.

Ve rellenando campos, añadiendo o quitando hasta dar con la plantilla de recibo que desees.

En la siguiente captura te muestro una configuración de ejemplo para una plantilla de recibo básica.

PASO 3 – Añade una caja registradora a tu tienda

Bien, ya has creado el perfil de tu tienda física y una plantilla de recibo para imprimir los tickets de compra. Ahora toca añadir una caja registradora a la tienda. (En realidad, puedes añadir tantas cajas registradoras como mostradores tengas en la tienda).

Para añadir una caja registradora a tu tienda basta con entrar en «Punto de Venta > Registradoras» y completar los campos del formulario.

Estos son los campos más importantes, (el resto los puedes dejar por defecto):

• Nombre de la registradora. Sirve para identificar una caja registradora y diferenciarla del resto de cajas en el caso de tener varias.
• Plantilla de recibo. Debes de seleccionar la plantilla de recibo que creaste en el paso anterior.
• Tienda. Aquí debes seleccionar la tienda a la que quieres asociar esa caja registradora.
• Prefijo. Se utiliza para identificar qué pedidos se han cobrado con esa caja registradora. Puedes usar cualquier texto, por ejemplo; R1 para la primera registradora de la tienda, R2 para la segunda y así sucesivamente.
• Imprimir ticket. Selecciona la opción «Yes» para que cuando registres una compra, te imprima el recibo para entregárselo al cliente.

PASO 4 – Asigna un usuario a la tienda

Para poder acceder a la caja registradora y empezar a registrar ventas en el mostrador de la tienda, necesitas antes asignar uno o varios usuarios a la tienda a la que pertenece la caja. Estos usuarios serán las únicas personas que podrán usar las diferentes cajas que tenga esa tienda.

Esto sirve para tener un control de la actividad de las cajas y que el personal de una tienda no pueda acceder a las cajas de la otra tienda.

Para asignar un usuario a una tienda deberás entrar en «Usuarios«, seleccionar el perfil de usuario al que desees dar acceso a las cajas de esa tienda y una vez dentro de su página de perfil, en el apartado «Punto de Venta«, en el campo «Tienda» seleccionar la tienda en cuestión y guardar los cambios.

IMPORTANTE: Por seguridad, solo permite acceso a la caja a usuarios que tengan perfil de: Administrador, Shop Manager, Cashier o POS Manager.

PASO 5 – Activa los métodos de pago para las cajas registradoras

Para poder registrar las compras hechas en la tienda física, antes hay que activar los métodos de pago que se aceptarán en las cajas registradoras.

Activar los métodos de pago es muy sencillo, basta con entrar en «Punto de Venta > Ajustes > Payment Methods» y marcar los métodos de pago que quieras usar.

Yo te recomiendo activar solo 2:

• Pago en entrega. Para aceptar pagos en efectivo.
• Chip & Pin. Para aceptar pagos con tarjeta en el caso de que dispongas de un datáfono (lector de tarjetas de crédito) en tu tienda física.

PASO 6 – Abre a la caja registradora y ¡empieza a registrar compras!

Una vez completados todos los pasos anteriores ya solo te queda abrir la caja registradora y empezar a registrar compras en tu local sin miedo a «descuadrar el inventario entre tienda física y online». Esto último es lo que hace de WooCommerce POS la mejor solución para el problema de sincronización de inventario.

Para acceder a la caja registradora solo tienes que volver a entrar en «Punto de Venta > Registradoras» y clicar en el botón «Abrir» sobre cualquiera de las cajas disponibles de tu tienda.

Una vez accedas a la caja, ya se te mostrará la nueva interfaz del terminal de punto de venta con el que podrás registrar las compras, aceptar pagos e imprimir recibos a todos los clientes de la tienda física.

Y por si todo esto fuera poco, puedes conectar WooCommerce POS con la mayoría de lectores de códigos de barra e impresoras de tickets del mercado, así como con los principales lectores de tarjetas de crédito para aceptar pagos con tarjeta en tu caja registradora.

Y si tengo diferentes locales de venta, ¿puedo sincronizarlos todos con mi tienda online?

Si.

Si recordamos el primer requisito indispensable para poder usar WooCommerce POS como caja registradora, era crear antes un perfil de tienda o local de venta físico. Esto se hace para asociar una o varias cajas registradoras a ese local.

Pues bien, tú puedes crear tantos perfiles de tiendas físicas como locales de venta tengas y a cada uno asignarle una o varias cajas registradoras. No hay límite.

De esta forma todas las ventas que se registren desde esas cajas irán asociadas al local correspondiente y así podrás identificar qué local genera más ventas.

¿Qué pasa con los productos que sólo vendo en tienda física?

Si hay productos que solo vendes en tu tienda física y no quieres que se muestren en la tienda online, deberás añadirlos igualmente al catálogo de productos de WooCommerce y una vez publicados, tendrás que ocultarlos para que solo sean visibles desde la pantalla principal del terminal de punto de venta.

Simplemente entra en «Productos» y marca todos aquellos que solo vayas a vender en la tienda física y no en la tienda online, después desplázate hacia la parte superior de la página y en «Acciones en lote» selecciona «Editar» y después haz clic en «Aplicar«.

Por último, solo tendrás que seleccionar la opción «Oculto» en el campo «Visibilidad» y hacer clic en «Actualizar«.

¿Cómo actualizo ahora el nivel de stock de cada producto?

Puedes hacerlo de 2 formas; manual o usando la función de control de stock de WooCommerce POS, para lo que necesitarás un escáner de códigos de barra.

El método manual sería el que se usa normalmente para actualizar el nivel de stock de productos de la tienda online, yendo uno por uno e introduciendo los nuevos datos de stock en la pestaña inventario del producto.

El método del escáner de códigos de barra consiste en actualizar el nivel de stock escaneando el código de barras del producto que hayas repuesto, introduciendo el número de unidades nuevas y clicando en «Increase«.

Conclusión

El plugin WooCommerce Point Of Sale es para mi la mejor solución al problema de sincronización de inventario entre cualquier tienda WooCommerce y una tienda física. Pero no solo eso, sino que además integra un completo sistema de terminal de punto de venta para tu tienda física, que al funcionar como una aplicación web, podrás usar desde cualquier dispositivo. Es decir, que si en algún momento lo necesitas, podrás registrar las compras de tus clientes incluso desde una tablet o un smartphone.

Después de haber trabajado con él en varios proyectos, puedo asegurar que a día de hoy, no conozco solución mejor que esta para tener ambos canales de venta (online y offline) totalmente sincronizados.

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